展示会を成功させるためには、準備段階から当日まで、綿密な計画が重要です。しかし、何に気を付ければよいのか分からない方も多いのではないでしょうか。
この記事では、展示会を企画する際の基本的なポイントから、集客を成功させるための方法を解説します。そして当日に効果を最大限に引き出すための具体的な施策までを詳しく紹介します。
これから展示会の出展を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。
展示会を企画する際に必要なこと
展示会を成功させるために、企画段階で気を付けるべき点が6つあります。
- 展示会の目的を明確にする
- ターゲットを設定する
- 展示品を決める
- 具体的な目標を設定する
- コンセプトとテーマを決める
- ブースの設計・装飾を考える
それぞれ見ていきましょう。
展示会の目的を明確にする
展示会の目的は営業案件の獲得、ブランド認知度の向上、既存顧客との関係強化など多岐にわたります。目的の明確化により、展示会に関わるすべての担当者が同じ方向を向いて目的達成に臨めます。
また、明確な目標を設定できると、効果的な集客や目的に合った展示品選定につながり、予算配分やリソースを適切に割り当てられるでしょう。
ターゲットを設定する
展示会の成功には、明確なターゲット設定が欠かせません。具体的な業種や職種、役職をイメージし、ブースの設計やスタッフの役割分担もターゲットに合わせることが求められます。
また、展示製品がどのようなターゲットに求められるか、具体的にペルソナを設計するのも効果的です。これにより、来場者に展示品を説明するタイミングで、慌てることなく対応できます。
展示品を決める
展示品やジャンルは1つに絞ることが効果的です。ジャンル違いの複数商品を展示するよりも、来場者の記憶に残りやすくなるからです。
選定する商品は、すでに売れているものや市場での評価が高いものを選ぶとよいでしょう。自社製品を展示する場合は、該当年度の注力商材やリリース直後の商材、アップデート版がリリースされた商材などが効果的です。
さらに、展示品に関する詳細情報のPRや実機によるデモンストレーションで、来場者に対するインパクトを強められます。展示会の成果に直結するため、展示品は慎重に選定してください。
具体的な目標を設定する
具体的な数値による目標設定が重要です。来場者数や名刺交換数、商談成立数など、詳細な指標を設けることで、成功の度合いを客観的に評価できます。
数値目標は、前回の出展結果や展示会の規模、展示会自体の来場者数を参考に設定するとよいでしょう。また、目標を達成するための具体的なアクションプランを立てることも重要です。
たとえば、1人あたりの1日の対応時間から、担当ごとに具体的な目標接客数を設定します。数値目標があることで、現場全体が引き締まり、スタッフ全員が同じ方向を向き効率的に動けます。
コンセプトとテーマを決める
ブースやスタッフの活動に統一感が生まれるため、展示会全体のコンセプトとテーマの決定が重要です。
統一感があるとブース設計やマーケティング資料の作成、スタッフのトレーニングなど、すべての準備作業がスムーズに進行します。一貫性のあるメッセージングは、ブランドイメージの強化にもつながり、自社のターゲットにメッセージが届きやすくなります。
ブースの設計・装飾を考える
ブース設計や装飾は、来場者の目を惹き、興味を持たせるための欠かせない要素です。開放感のあるレイアウトや統一感のある装飾を心がけ、来場者が自然に足を運びたくなるようなブースを作り上げましょう。
ブース設計の基本的な方法は、木工設計とシステム設計の2つです。木工設計は、自由度が高く、オリジナリティあふれるデザインを実現するのに適しています。木材を使ったブースは、温かみや高級感を演出でき、ブランドのイメージに合った独自の空間の作成が可能です。ただし、制作には時間と費用がかかることを考慮する必要があります。
一方、システム設計は、モジュール化されたパーツを組み合わせてブースを構築する方法で、設営と撤去が簡単なためコスト効率が高いのが特徴です。短期間での設置や複数回の再利用が可能なため、頻繁に展示会に出展する企業におすすめです。
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展示会の集客を成功させるには
展示会の集客を成功させるためには、事前の計画とアプローチが重要です。ここでは、実践すべき5つの方法を紹介します。
- 顧客のリサーチ
- 案内状の送付
- メールの送付
- 自社サイトでの告知
- SNSを使った告知
これらの方法を組み合わせ、多くの来場者をブースへ引き寄せましょう。
顧客のリサーチ
ターゲットとする顧客層の業種や職種、役職などを具体的にイメージし、来場する可能性の高い顧客に優先的にアプローチします。リサーチを通じて得たデータをもとに、ターゲットに合わせたマーケティング戦略を立てることで、集客効率が向上します。
適切なリサーチは、展示会の成功に直結する重要な準備作業です。顧客のニーズや関心を理解し、リサーチに応じたメッセージやコンテンツにより、来場者の興味を惹きつけられるでしょう。
案内状の送付
案内状は、展示会の初期段階で重要な役割を果たします。ターゲットとなる顧客リストをもとに、展示会の概要や見どころ・出展する製品・特典などを明記した案内状を送付します。
紙媒体の案内状は、手に取って読まれる機会が多いため、デザインや内容の工夫が必要です。顧客との打ち合わせなどに持参して案内するのもおすすめです。
また、開催日の2～3週間前など、顧客が予定を合わせられるタイミングで送付することにより、来場確率が高まります。さらに、案内状には地図やスケジュール、小間番号など来場者が迷わないような情報の記載も重要です。これにより、来場者にとって展示会がより魅力的でアクセスしやすいイベントになります。
メールの送付
メールマーケティングは、低コストで広範囲に情報を伝える手段として有効です。事前にリストアップしたターゲットに対して、展示会の詳細や特典、事前登録の案内をメールで送付します。
メールの内容は簡潔かつ魅力的にまとめ、リンクを設置して詳細情報にアクセスできるようにしましょう。未読のターゲットには1週間後に再送信するなど、定期的なフォローアップメールも併用し、来場意欲を維持させることが重要です。
さらに、メールへのQRコードや特典クーポンの添付により、来場意欲を高められます。タイトルに特典名を入れたり、直近で開催する予定のオンラインセミナーの案内追加もおすすめです。
自社サイトでの告知
自社サイトは、展示会の告知において中心的な役割を果たします。特設ページを作成し、展示会の詳細情報、見どころ、事前登録フォームなどを掲載します。SEOを施し、検索エンジンからの流入を狙うことが重要です。
また、TOPページの目立つところへの告知事項の設置により、自社サイトを訪れる既存顧客や新規訪問者に対しても効果的なアプローチが可能です。ブログやニュースセクションで定期的に更新しましょう。
さらに、訪問者が簡単にシェアできるソーシャルシェアボタンの設置は、情報の拡散を促進し、集客効果を高められます。
SNSを使った告知
SNSは、迅速かつ効果的に情報を拡散する手段として役立ちます。Facebook・X（旧Twitter）・LinkedInなどのプラットフォームを活用し、展示会の情報や見どころ、特典を発信します。ハッシュタグを利用して投稿の拡散を促し、フォロワーとのつながりを高めましょう。
また、SNS広告利用により、ターゲット層に対してピンポイントでの告知が可能です。リアルタイムで情報を発信し、来場者の関心を惹きつけます。
さらに、ライブ配信やストーリーズ機能による展示会の裏側やハイライトのシェアは、展示会後でも自社の魅力をアピールできるよい機会となります。
展示会当日に効果を高めるポイント
展示会当日は、来場者の関心を惹き、効果を最大化するためのさまざまな施策が求められます。ここでは、当日に実践すべきポイントを4つ紹介します。
- ポイント①ノベルティの配布
- ポイント②スタッフの声掛け
- ポイント③SNSでのライブ配信
- ポイント④ディスプレイの工夫
それぞれ見ていきましょう。
ポイント①ノベルティの配布
ノベルティは、ブースに足を運ばせるための有効な手段です。実用的で魅力的なノベルティは、来場者の記憶に残りやすくなります。
また、ノベルティには自社のロゴやメッセージを印刷し、ブランディング効果も期待できます。ノベルティを配布する際には、来場者のニーズに合わせたアイテムを選び、積極的な配布が重要です。
さらに、ノベルティを手に取った来場者との会話をきっかけに、展示品を詳しく説明することで、商品の理解を深めてもらえます。特別なキャンペーンや限定グッズを用意するのも効果的で、来場者の関心をさらに惹きつけられるでしょう。
ポイント②スタッフの声掛け
スタッフの声掛けは、来場者とのコミュニケーションを促進し、ブースへ効果的に誘導するための重要なポイントです。積極的な声掛けで、来場者のブース内での滞在時間を延ばせる可能性があります。
また、スタッフの笑顔や丁寧な対応は、来場者によい印象を与え、展示会全体の評価を高めることにもつながります。トレーニングを通じて、スタッフの対応力を向上させましょう。
さらに、ブース内での役割分担を明確にし、効率的に来場者対応できる体制を整えることも重要です。特定の専門知識を持ったスタッフの対応により、来場者に対する信頼感を高められ、より具体的な会話が期待できます。
ポイント③SNSでのライブ配信
SNSによるライブ配信は、展示会のリアルタイム情報を広範囲に伝える効果的な手段です。展示会のハイライトやブースの様子、特別イベントの模様のライブ配信で、来場できなかった人々にも臨場感を提供できます。これにより、次回の展示会への来場意欲が促進されます。
また、ライブ配信する際には、視聴者との双方向コミュニケーションも意識するとよいでしょう。さらに、対話できる要素を採り入れたライブ配信で、視聴者の関心度を高められます。たとえば、視聴者からの質問にリアルタイムで答えるQ&Aセッションや、プレゼント企画を導入すると、より多くの方に視聴されます。
ポイント④ディスプレイの工夫
ディスプレイの工夫は、来場者の目に留まるために重要です。とくに、デジタルサイネージの活用は効果的です。デジタルサイネージは、動的なコンテンツ表示により、視覚的に強いインパクトを与えます。これにより、来場者の興味を惹き、ブース内での滞在時間を延ばせるでしょう。
また、デジタルサイネージの導入にはLEDビジョンが必要です。たとえば、キノテックのLEDビジョンレンタルの活用で、高品質な映像表示ができ、展示会の効果をさらに高められます。
さらに、双方コミュニケーションを取れる機能により、来場者が直接触れて操作できるディスプレイもあります。これにより、商品の魅力を直接体感してもらえ、より深いアプローチが可能です。
展示会成功のために、準備段階別にポイントをおさえよう
展示会を成功させるためには、準備段階から当日までの計画を立て、確実に実行することが重要です。
まず、展示会の目的を明確にし、ターゲット設定・展示品の選定・具体的な目標を設定しましょう。次に、コンセプトとテーマを決定し、ブースの設計・装飾を考えることで、統一感のある魅力的な展示会を実現します。
集客を成功させるためには、顧客リサーチや案内状の送付、メールや自社サイト、SNSでの告知が効果的です。当日は、ノベルティの配布やスタッフの声掛け、SNSでのライブ配信、ディスプレイの工夫を通じて来場者の関心を惹き続けることが大切です。
展示会は一度きりのイベントではなく、事前準備と当日の実行力が結果を大きく左右します。ぜひ、今回紹介したポイントをおさえ、展示会を成功させてください。
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＜役職＞キノテック株式会社 代表取締役
＜経歴＞ 大学卒業後、三菱電機子会社でLEDビジョンのレンタル・運営業務に従事。 その後、技術取締役として映像技術会社を経て2020年にキノテック株式会社設立。