クライアントに提出するイベント企画で、競合と差がつく「決め手」となるアイデアをお探しではありませんか？数多くのブースが立ち並ぶ展示会では、来場者の足を止め、記憶に残すためのインパクトが成功の鍵を握ります。
本記事では、展示会を成功に導くための企画から事後フォローまでの要点を、準備段階に沿って網羅的に解説します。貴社の企画力をより高めるための一助として、ご活用ください。
展示会出展が失敗に終わる要因
展示会への出展は大きな投資となるため、失敗は避けたいところです。しかし、準備不足や戦略の欠如により、期待した成果が得られないケースも少なくありません。
ここでは、以下3つを解説します。
- 出展目的やターゲットが曖昧
- 事前の集客活動が不十分
- ブース設計の戦略不足
これらの要因を事前に把握し、適切な対策を講じましょう。
出展目的やターゲットが曖昧
「何のために出展するのか」という目的が曖昧なままでは、効果的な企画を立てられません。目的が定まらないと、誰に何を伝えるべきかというターゲット設定もブレてしまうからです。結果として、ブースのコンセプトやメッセージが誰にも響かないという事態に陥ります。たとえば「とにかく多くの名刺を集める」という目標だけでは不十分です。
「新製品の認知度向上」や「特定の業界の決裁者との商談創出」など、具体的なゴールをクライアントと共有することが求められます。明確な目的とターゲット設定こそが、展示会成功の土台となります。
事前の集客活動が不十分
展示会は「当日に頑張ればよい」というものではなく、事前の集客が成果を大きく左右します。当日、偶然ブースの前を通りかかる来場者だけを待っていては、効率的なリード獲得は望めません。招待したいターゲット顧客に対し、あらかじめ来訪を促す活動が不可欠です。
たとえば、既存顧客や有力な見込み客への案内状送付、メルマガでの告知などを計画に盛り込む必要があります。計画的な事前集客で、会期中の成果を最大化させましょう。
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ブース設計の戦略不足
ブースは単なる「箱」ではなく、来場者との最初の接点を生み出すメディアです。戦略のないブース設計は、来場者の興味を引けずに素通りされる大きな原因となります。何を一番見せたいのか、どのような体験を提供したいのかが不明確なブースでは、人は足を止めません。
通路から見て「このブースが何を提供してくれるのか」が一目で分かるサイン計画や、来場者が気軽に入れるような動線の確保が大切です。とくに映像を使えば、遠くからでも視線を集め、ブースへの期待感を高められます。目的とターゲットに基づいた戦略的なブース設計が、集客の成功に直結します。
展示会を企画する際に必要なこと
失敗要因を理解したら、次は成功に向けた具体的な企画のステップに進みましょう。優れた展示会企画は、感覚ではなく、論理的な手順に沿って組み立てられています。
以下に、展示会を企画するうえで欠かせない6つの項目を紹介します。
- 展示会の目的を明確にする
- ターゲットを設定する
- 展示品を決める
- 具体的な目標を設定する
- コンセプトとテーマを決める
- ブースの設計・装飾を考える
これらを1つずつ固めていくことで、企画の骨子が強固なものになっていきます。
展示会の目的を明確にする
最初に「なぜ、この展示会に出展するのか」という根本的な目的を言語化することが大切です。この目的が、以降のすべての意思決定の基準点となります。ここが曖昧だと、企画全体に一貫性がなくなり、何を達成したいのか分からない展示会になってしまいます。
「新製品の販売促進」や「企業ブランドの認知度向上」など、考えられる目的はさまざまです。クライアントがもっとも達成したいことを1つ、あるいは優先順位をつけて明確に定義しましょう。すべての始まりは、この揺るぎない目的設定にあります。
ターゲットを設定する
目的が定まったら、次に「誰に」情報を届けたいのか、具体的なターゲット像を明らかにします。ターゲットが明確でなければ、効果的なメッセージやデザインは生まれません。「すべての人」に向けた発信は、結果的に誰の心にも響かないからです。
業種や役職・企業規模、抱えている課題などを具体的に設定します。たとえば「従業員100名以上の製造業で、生産ラインの効率化に課題を持つ工場長」のように、解像度を高くすることが大切です。具体的な1人に届けるつもりで企画することで、多くの人の共感を呼べるでしょう。
展示品を決める
目的とターゲットに基づき、展示会の主役となる「何を」見せるのかを決定します。限られたスペースと時間の中で、すべての製品を並べるのは逆効果になることもあります。情報を詰め込みすぎると、一番伝えたいことがぼやけてしまい、来場者の印象に残りません。
ターゲットがもっとも興味を持つであろう製品や、今回の目的達成にもっとも貢献するサービスに絞り込みましょう。製品そのものだけでなく、デモンストレーションや体験型のコンテンツも有効な「展示品」です。戦略的な選択と集中が求められます。
具体的な目標を設定する
設定した目的を、測定可能な「具体的な数値目標（KPI）」に落とし込みます。数値目標がなければ、展示会終了後に成功だったのか失敗だったのかを客観的に評価できません。感覚的な振り返りでは、次回の改善につなげることが難しくなってしまいます。
「名刺獲得数300枚」や「有効商談数50件」など、誰が見ても達成度が分かる指標を設定しましょう。これは、現場スタッフのモチベーションを維持する効果も期待できます。具体的な数値目標を立てることで、初めて効果測定と改善のサイクルを回せるのです。
コンセプトとテーマを決める
展示会のコンセプトとテーマは、ブース全体の統一感を生み出し、来場者に強い印象を与える要素です。単なる商品展示ではなく、ストーリー性のある体験を提供することで、記憶に残る展示となります。
コンセプト設定では、企業の強みや独自性を生かしながら、ターゲットの関心事と結びつけることが大切です。たとえば、「未来のオフィス空間」「環境に優しい製造現場」など、具体的なシーンを想起させるテーマが効果的です。
決定したコンセプトは、ブースデザインやスタッフの服装、配布物のデザインまで、すべての要素に反映させる必要があります。一貫性のある演出により、プロフェッショナルな印象を与え、ブランド価値の向上にもつながります。
ブースの設計・装飾を考える
練り上げたコンセプトを、来場者が体感できる「空間」として具現化します。ブースは、企業のブランドイメージや製品の価値を伝えるための重要なステージです。コンセプトが正しく表現されていなければ、来場者に意図が伝わらず、素通りされてしまうでしょう。
来場者の目に留まるキャッチコピーの配置や、メイン展示へのスムーズな動線設計が効果的です。とくにLEDビジョンなどの映像装置は、遠くの来行者を引きつけ、コンセプトを直感的に伝える強力な武器となります。戦略的な空間デザインで、来場者の心をつかむブースを実現してください。
展示会の集客を成功させるには
どれだけ素晴らしいブースを企画しても、来場者がいなければ意味がありません。展示会の成果は、開催前の「事前集客」でその大方が決まるといっても過言ではないでしょう。
ここでは、見込みのある来場者をブースへ誘導するための、5つの集客アプローチを紹介します。
- 顧客をリサーチする
- 案内状を送付する
- メールを送付する
- 自社サイトで告知する
- SNSを活用する
これらの施策を組み合わせ、多角的にアプローチしましょう。
顧客をリサーチする
効果的な集客を行うためには、まず既存顧客や見込み客の情報を整理し、分析することが有用です。過去の購買履歴や問い合わせ内容、業種や規模などのデータから、展示会に興味を持ちそうな顧客を抽出しましょう。
リサーチでは、顧客の課題やニーズも把握することが大切です。どのような悩みを抱え、ソリューションを求めているかを理解すれば、訴求ポイントが明確になります。整理した情報をもとに、優先順位をつけてアプローチすることで、効率的な集客が可能です。とくに重要な顧客には個別のアプローチを検討し、確実な来場につなげることが展示会成功の鍵となります。
案内状を送付する
デジタル全盛の時代だからこそ、特別感を演出できる紙の案内状は有効な手段です。とくに重要度の高い顧客に対しては、丁寧な印象を与えられます。メールのようにほかの情報に埋もれることなく、相手の手元に確実に届く点も大きなメリットといえるでしょう。
ブースの見どころや、来場者限定の特典などを記載して、訪問する価値があることを明確に伝えます。担当者から手書きのメッセージを一言添えるだけでも、相手に与える印象は大きく変わるものです。このひと手間が、ターゲット顧客の来場を後押しします。
メールを送付する
多くの顧客に一斉にアプローチできるメールは、効率的な集客に欠かせないツールです。送付リストさえあれば、低コストで迅速に告知ができます。また、複数回に分けて情報を送ることで、展示会への期待感を徐々に高めていくアプローチも有効です。
展示会の開催概要だけでなく、出展製品の詳細情報や、当日のデモンストレーションのスケジュールなどを配信しましょう。開封率やクリック率を測定し、顧客の反応を見ながら内容を改善していくことも有用です。計画的なメール配信で、継続的に顧客との接点を持ちましょう。
自社サイトで告知する
自社のWebサイトやオウンドメディアは、情報発信のもっとも重要な拠点となります。企業の製品やサービスに関心を持つユーザーが自らアクセスしてくるため、質の高い見込み客に情報を届けられます。検索エンジンからの流入も期待できるでしょう。
展示会の特設ページを作成し、出展概要やブースのコンセプト、見どころなどを詳しく掲載します。来場を促すために、事前登録フォームを設置するのも効果的です。常に最新の情報を掲載し、情報拠点としての信頼性を高めることが大切になります。
SNSを活用する
FacebookやX（旧Twitter）などのSNSは、情報の拡散とファンの育成に有効です。「いいね」や「シェア」機能によって、自社のフォロワー以外にも情報が広がる可能性があります。また、準備の様子などを投稿することで、企業活動への親近感を持ってもらいやすくなります。
展示会専用のハッシュタグを作成して、投稿に一貫性を持たせましょう。ブースデザインのチラ見せや、準備風景の動画などを発信すると、ユーザーの期待感を高められます。SNSの特性を生かし、展示会を一緒に盛り上げる雰囲気を作り出すのがおすすめです。
展示会当日に効果を高めるポイント
十分な準備と集客を行ったら、いよいよ展示会本番です。当日の立ち居振る舞いやブースでの仕掛けが、最終的な成果を大きく左右します。
ここでは、ブースの効果を最大化するための3つのポイントを解説します。
- ポイント①ノベルティを配布する
- ポイント②積極的に声かけをする
- ポイント③ディスプレイを工夫する
これらを押さえることで、ブースの集客力と顧客満足度を高められるでしょう。
ポイント①ノベルティを配布する
ノベルティの配布は、ブースへの誘導と企業の印象づけに効果的な手法です。ただし、単に配るだけでなく、戦略的な活用が求められます。実用性が高く、企業イメージに合致したアイテムを選定することが大切です。
配布方法も工夫が必要です。アンケート回答者への特典として配布すれば、顧客情報の収集にもつながります。また、名刺交換を条件にすることで、質の高いリード獲得が可能です。
人気の高いノベルティは、モバイルバッテリーやエコバッグ、高品質なボールペンなどがあげられます。予算と相談しながら、来場者の記憶に残り、後日も使ってもらえるアイテムを選ぶことで、長期的なブランディング効果も期待できます。
ポイント②積極的に声かけをする
展示会での声かけは、来場者との最初の接点です。ただ待っているだけでは、多くの来場者は素通りしてしまいます。タイミングを見計らい、適切な声かけを行うことで、ブースへの誘導率は格段に向上するでしょう。
効果的な声かけのコツは、相手の興味を引く質問から始めることです。また、スタッフ全員で声かけのロールプレイングを事前に行い、自然な対応ができるよう準備しておくことも大切です。押し付けがましくならないよう、相手の反応を見ながら柔軟に対応し、興味を示した来場者には丁寧な説明へとつなげます。
ポイント③ディスプレイを工夫する
ディスプレイの工夫は、遠くからでも来場者の目を引き、ブースへの興味を喚起する要素です。とくにLEDビジョンを活用した動的な演出は、静的な展示では得られない強いインパクトを与えられます。また、実機デモンストレーションのスペースを確保し、定期的に実演を行うことも効果的です。
照明や高さの変化も重要な演出要素となります。スポットライトで主力商品を際立たせ、什器の高さに変化をつけることで、立体的で魅力的な空間を演出できます。来場者が写真を撮りたくなるようなフォトスポットの設置も、SNSでの拡散効果が期待できるでしょう。
展示会終了後のアフターフォロー
展示会は、閉会した瞬間に終わりではありません。むしろ、そこからが本当のスタートです。会場で獲得した名刺（リード）を、いかにして具体的な商談や受注につなげるかがもっとも重要だからです。フォローが遅れたり不適切だったりすると、せっかくの機会を失ってしまいます。まずは当日か翌日中に、お礼のメールを送りましょう。
その後、名刺交換時の会話内容に応じて顧客を優先順位付けします。そして、見込み度が高い顧客から順にアプローチすることが大切です。迅速で丁寧なフォローを徹底し、展示会の成果を確実なビジネスへと転換させましょう。
まとめ
展示会を成功させるためには、各段階でのポイントを押さえることが肝要です。とくにLEDビジョンなどの最新技術を活用することで、来場者の注目を集め、競合他社との差別化を図れます。
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初めての方でも、スタッフが運搬から設営まで対応いたしますので、安心してご利用いただけます。音響や映像配信のサポートも承っておりますので、展示会の成功に向けてぜひお気軽にお問い合わせください。
＜役職＞キノテック株式会社 代表取締役
＜経歴＞ 大学卒業後、三菱電機子会社でLEDビジョンのレンタル・運営業務に従事。 その後、技術取締役として映像技術会社を経て2020年にキノテック株式会社設立。