展示会当日の運営も重要ですが、成功させるためには計画的な準備が大切です。「効率的に進めたいけれど、何から取りかかればよいか分からない」という方もいるのではないでしょうか。
この記事では、展示会準備に必要なアイテムと、スケジュールを詳しく解説します。展示会を成功に導くためのステップを順に確認していきましょう。
展示会準備のスケジュール
展示会の準備は段階的に進めることが大切です。ここでは、出展から展示会後までのスケジュールを以下のとおりに分け分割し、各段階で行うべき準備作業や注意点を紹介します。
- 出展6ヶ月前まで
- 出展6ヶ月前
- 出展5ヶ月前
- 出展2ヶ月前
- 展示会2日前
- 展示会前日
- 展示会終了後
初めて展示会に参加する方でもスムーズに進められるように準備しましょう。
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出展6ヶ月前まで
この段階では、展示会に出展する目的と目標の明確な設定が重要です。たとえば、新製品のプロモーションや新規顧客の獲得、既存顧客との関係強化など、具体的な目標を立てましょう。これにより、準備作業がスムーズに進み、関係者間の認識のズレ防止が可能です。
さらに、どの展示会に参加するのか、この時期に確定します。ターゲットとなる来場者層や展示会のテーマを確認し、自社の目標に合ったイベントを選ぶことが大切です。予算の大枠を設定し、人のリソース確保も進めておくことをおすすめします。
必要であれば、この段階で社内向けの企画書を作成し、社内稟議を通すようにしましょう。
出展6ヶ月前
展示会への申し込みとブース場所を選定する時期です。まず、展示会を正式に申し込み、主催者からの案内を確認します。
次に、ブースの場所を決定し、集客に有利な位置を確保します。角小間や出入口付近、大通り沿いなど、人通りが多い場所を選ぶことで、より多くの来場者へのアプローチが可能です。契約する小間数によって、ブース場所を選べないこともあるので注意が必要です。
また、ブースの大きさや形状も決定し、具体的なデザインのイメージを持ち始めます。ブース制作には、木工とシステムの2種類があり、予算もさまざまです。デザインだけでなく、大体の予算感も過去事例などをWebで検索し、把握しておくとよいでしょう。
さらに、ブース装飾に必要な什器や機材の物品リストを作成し、必要な手配を進めてください。
出展5ヶ月前
具体的なブース作成の準備に取り掛かります。まずは、ブースのレイアウトとデザインを決定し、物品リストに漏れがないか確認します。
次に、ブース制作会社を選定し、デザイン案を共有して具体的な作業開始です。また、ノベルティやカタログ、チラシなどの販促物の準備も始めます。同時に、スタッフの役割分担もこの時期に行い、人のリソースも含め、全体の準備スケジュールを調整します。とくに、スタッフ全員が同じ方向を向くため、リーダー選定が重要です。この時期から、定期的に進捗会を開くのもトラブルをなくすコツです。
さらに、展示会当日の運営計画を立て、スムーズな進行を目指しましょう。出展の目標達成に向けた具体的なアクションプランの策定が大切です。
出展2ヶ月前
物品の手配と詳細なスケジュールを確認します。ブース装飾の仕様やノベルティ、カタログを最終決定し、業者に発注しましょう。
また、当日の搬入・搬出の手配もこの時期に行い、スムーズな設営を目指します。既存顧客や見込み顧客に案内状を送ることで、事前集客を図るのも効果的です。案内状は展示会の1ヶ月半～3週間前に送るのがベストです。
さらに、展示会当日のスタッフの役割分担を再確認し、当日の進行がスムーズになるよう準備を整えましょう。
マーケティング部門などがある会社は、この時期から出展案内やメルマガを準備するのも効果的です。プロモーション活動の一貫として検討することをおすすめします。
展示会2日前
ブースの基本設営を開始します。この段階では、ブース本体の設置や電気工事をし、計画どおりに物品を配置します。照明を実際に付け、不具合がないかチェックしましょう。
また、展示品の配置や什器のレイアウトを確認し、最終調整します。設営がスムーズに進むよう、スタッフ全員による協力が大切です。
さらに、来場者の動線を意識したレイアウトになっているか最終判断し、ブース内の動きに邪魔がないよう工夫します。展示品の説明パネルや案内表示の設置、物品の動作確認も忘れずに行ってください。
展示会前日
最終的にブースを仕上げます。照明の調整や展示物の配置を目視し、来場者の視点から見たときの印象をチェックしましょう。
パンフレットやカタログ、ノベルティの配置もこの時点で完了させます。ブース全体を少し遠くから眺め、見落としがないかを確かめましょう。スタッフ同士で最終確認し、準備が整ったことを把握して展示会当日に備えます。
さらに、スタッフ全員の対応レベルを合わせられるよう、朝礼で接客シナリオの読み合わせをするのもよいでしょう。
展示会終了後
展示会が終わったら、すぐにレポートを作成し、反省会を開きます。展示会の成果を振り返り、「何がうまくいったのか」「改善点は何か」を検討します。アンケート結果や来場者数、商談件数などのデータを分析し、次回に向けた改善策を立てることが重要です。
また、展示会で得たリードをフォローアップし、商談につなげるためのアクションを計画しましょう。展示会後、1週間以内に御礼メールや資料ダウンロード案内などを送ることも効果的です。
さらに、展示会の成功事例や反省点をチーム内で共有し、次回に向けた具体的な改善策の策定もおすすめです。
展示会で準備しておくべきもの
展示会を成功させるためには、多岐にわたるアイテムが必要です。中には手配に時間がかかるものもあります。
ここでは、展示会で準備すべき8つのアイテムを解説します。
- 展示ブース
- 展示品と什器
- 展示に使用する機材
- カタログやチラシ
- ノベルティ
- 腕章やネックストラップ
- 来場者アンケート
- 運営マニュアル
それぞれの概要を見ていきましょう。
展示ブース
展示ブースは、来場者に最初にアピールできる場所です。ブースデザインは企業のイメージを反映させ、視覚的にインパクトを与えることが重要です。ブースレイアウトは、来場者の動線を意識し、スムーズに展示品を見てもらえるよう工夫しましょう。
たとえば、入り口に目立つ看板や受付台を設置し、来場者をスムーズに誘導します。また、ブース内の照明も重要で、展示品を効果的に照らすことで注目を集められます。
さらに、ブースの設営には時間と手間がかかるため、事前に十分準備し、計画的に進めましょう。
展示品と什器
展示品と什器は、来場者に直接見てもらう主役の役割を担っています。展示品は、企業の製品やサービスを分かりやすく紹介するために必要です。什器は、展示品を効果的に展示するための道具で、スタンドやラックなどが含まれます。
展示品が見やすく配置され、什器を使った効果的なアピールが、来場者の興味を惹きます。展示品の配置は、商品の特性や来場者の視線を考慮し、什器はブースのデザインに合わせて選びましょう。什器の選定も重要で、展示品を最適に配置するためのサイズやデザインも考慮してください。
展示に使用する機材
展示会では、視覚的なインパクトを与えるために機材の使用が欠かせません。とくに、プロジェクターやモニターなどの映像機器は、製品やサービスを動的にアピールするために役立ちます。
また、音響機器も重要で、プレゼンテーションや説明会を行う際に、クリアな音声を提供できます。機材の選定や配置は、ブースのデザインとの連携を意識し、来場者が快適に情報を得られる環境を整えましょう。事前に機材の動作を確認し、トラブルを最小限とする準備が大切です。
最後に、展示会でとくに効果的な機材にLEDビジョンがあります。LEDビジョンは、動きのある映像やプレゼンテーションを表示するため、来場者の関心をさらに高められるツールです。
展示会の成功を確実なものにするために、キノテックのLEDビジョンレンタルのような、高性能の機材活用をおすすめします。
カタログやチラシ
カタログやチラシは、来場者に企業の情報を持ち帰ってもらうために必要なアイテムです。カタログには製品やサービスの詳細情報を掲載し、チラシには特典やキャンペーン情報を載せます。
これらの販促物は、来場者がブースを訪れた際に手渡しし、詳しい情報を提供します。カタログやチラシのデザインは、企業ブランドイメージを反映させ、見た目が魅力的であることがポイントです。
また、十分な数量を準備し、展示会当日に不足しないように注意が必要です。過去の事例から配布方法も事前に計画し、効率的に来場者に届けられるようにしましょう。
ノベルティ
ノベルティは、来場者に対する記念品やお土産として配布するアイテムです。企業のロゴやメッセージを入れたノベルティは、展示会後も来場者の記憶に残りやすく、ブランドの認知度向上に役立ちます。
ノベルティの選定は、ターゲット層の興味やニーズを考慮し、実用性のあるものを選ぶと効果的です。たとえば、エコバッグやボールペン、メモ帳などが人気です。ノベルティは、ブースに訪れた来場者への感謝の気持ちを伝える手段としても有効でしょう。
ただし、ノベルティの単価はさまざまです。予算を確保し、計画的な配布を心がけましょう。
腕章やネックストラップ
腕章やネックストラップは、展示会スタッフの識別に役立つアイテムです。スタッフが誰か一目で分かることで、来場者が質問や相談をしやすくなります。
腕章には企業のロゴやスタッフの役職を記載し、ネックストラップには名刺ホルダーを取り付けます。これにより、来場者とのコミュニケーションがスムーズになるでしょう。
また、会社ロゴや製品ロゴ入りの説明員専用Tシャツや羽織など、スタッフ全員が統一感のある見た目を演出するのも効果的です。
来場者アンケート
来場者アンケートは、展示会の効果を測定するために重要です。来場者の意見や感想の収集により、次回の展示会に向けた改善点を見つけられます。
アンケートには、以下3つの手段があります。
- 来場者のヒアリングしつつ、説明員が記入する
- 来場者にアンケート記入用紙を渡し、その場で記入してもらう
- 終了後、来場者にアンケートを記入してもらう
質問項目は、展示品の評価やブースの印象、スタッフの対応などを含めましょう。アンケート用紙は、記入しやすいデザインが重要です。また、回答者へのノベルティや特典の提供により、回答率を高められます。オンラインアンケートの活用も考慮し、来場者がスマホで簡単に回答できることで、回収率を上げられるでしょう。
さらに、回収したアンケート結果を集計できる仕組みがあると便利です。今後の出展の参考になるでしょう。
運営マニュアル
運営マニュアルは、展示会のスムーズな運営を支えるための重要な資料です。マニュアルには、展示会当日のスケジュールや各スタッフの役割分担、緊急時の対応方法などを詳細に記載します。
これにより、全員が同じ情報を共有し、トラブル発生時にも迅速に対応できるでしょう。運営マニュアルは、事前に全員に配布し、内容を確認してもらうことも大切です。
また、当日は常に携帯し、必要に応じて参照できる場所へ設置しましょう。
展示会成功の秘訣は、徹底的な準備
展示会の成功には、計画的な準備が欠かせません。必要なアイテムを事前にリストアップし、段階的な準備が重要です。
また、展示ブースの設営や展示品・什器の選定・カタログ・ノベルティの準備など、それぞれのステップを押さえておきましょう。
この記事を参考に、効率的かつスムーズな展示会準備を進めて、自信を持って本番に臨んでください。
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＜役職＞キノテック株式会社 代表取締役
＜経歴＞ 大学卒業後、三菱電機子会社でLEDビジョンのレンタル・運営業務に従事。 その後、技術取締役として映像技術会社を経て2020年にキノテック株式会社設立。