イベントの成功には、事前準備が何よりも重要です。初めてイベントを開催する場合でも、準備の流れと必要なアイテムを把握しておけば、スムーズに進行できます。
本記事では、準備の前に決めておくべきことや準備の流れを解説します。イベントを企画している方や、より充実した運営を目指している方はぜひ参考にしてください。
イベント開催の準備の前に決めておくべきこと
イベント開催の準備前には、下記2点を決めておきましょう。
- イベントの目的
- イベントのターゲット
詳しく解説します。
イベントの目的
イベント準備を始める前に、開催する目的を明確にしましょう。たとえば、新商品やサービスのプロモーションを行う場合は、顧客の関心を引いて購買につなげることがゴールです。
また、取引先との関係構築や顧客接待が目的なら、参加者がリラックスできる雰囲気作りが重要となります。目的が曖昧なまま準備を進めると、途中でブレる可能性があるため、目的を明確にするのはイベントを開催するうえで大切な工程です。
社会貢献や教育が目的の場合は、講義形式やワークショップなどを組み込み、参加者に価値を提供する内容が適しています。
目的によって内容や進行方法が変わってきます。目的を具体的に決めておけば、参加者が得られる価値が明確になり、イベントの満足度向上にもつながるでしょう。
イベントのターゲット
誰のためにイベントを開催するのか考え、方向性を明確にしましょう。若年層向けのイベントならば、SNSを活用したプロモーションや、トレンドに敏感な若者が興味を引く内容やデザインを意識する必要があります。
一方で、ビジネス向けのイベントなら、平日の夜間や週末の開催を検討し、ビジネスの役立つ内容や講演を組み込むのがおすすめです。資料やブースなどが充実していると好印象を持たれやすくなります。
また、家族連れをターゲットにする場合は、広い会場や安全に配慮した環境を提供し、子どもが楽しめるアクティビティを準備すると多くの人が参加するでしょう。
ターゲット層に合わせて準備を行い、来場者が満足できるイベントを開催しましょう。
目的によって開催するべきイベントの種類は変わる
イベントは、目的に合わせて種類を決めることが大切です。おもなイベントの種類は、下記のとおり。
- プロモーション
- 顧客や取引先の接待
- 社内行事
- CSR活動やボランティア活動
詳しく見ていきましょう。
プロモーション
商品のプロモーションが目的なら、新製品の発表会や体験会、サービスの説明会など、企業が自社の製品やサービスをPRするためのイベントが適しています。ブランドや商品に関する理解を深めてもらうため、インタラクティブな体験やサンプル配布がおすすめです。
新商品発表会では、商品の魅力が伝わるように、試飲や試着スペースを設ける工夫があげられます。また、SNSを活用したフォトブースを設置し、来場者がその場で商品をシェアするように促すのも、プロモーションにおいて効果的な戦略です。
顧客や取引先の接待
顧客や取引先との関係を強化するためには、カジュアルで親しみやすい雰囲気を演出するのがポイントです。おもにゴルフコンペ、セミナー付きの懇親会などがあげられます。
また、高級レストランでのパーティやカクテルイベントなど、フォーマルでありながらもリラックスできる環境を提供するのもおすすめです。会話が弾むようにラウンジスペースを設けて、交流を促進するレイアウトにすると、より深い関係性を築けます。
顧客や取引先との距離を縮め、ビジネスの信頼関係を深められるため、接待イベントは長期的な利益につながる投資といえるでしょう。
社内行事
社内行事のイベントは、社員同士の結束力やモチベーション向上が目的です。下記のように、組織の一体感を高める企画が多く採用されます。
- レクリエーション
- 社員表彰式
- 忘年会・新年会
- 社員旅行
社員が主体となって参加できるようにチーム対抗戦やゲームなどを取り入れると、一層楽しめる雰囲気が生まれます。日頃の仕事から離れ、リフレッシュしながらチームワークを深めるのに効果的です。
また、社員同士の信頼関係を築くことは、職場の生産性や効率性向上にもつながります。とくに新しいプロジェクトが始まる前や、部署の異動がある際は、部署間の親睦を深める機会に社内行事を企画しましょう。
楽しい時間を共有できれば、社内の雰囲気がよくなり、業務にもプラスの影響を与えます。
CSR活動やボランティア活動
地域清掃活動や社会的責任（CSR）を果たすためのイベントも多く開催されています。企業が地域社会や環境に対して貢献するために実施され、企業のブランドイメージ向上にも役立ちます。
企画されるイベントの例は、下記のとおりです。
- 環境保護をテーマにした清掃活動
- 地域の施設への寄付イベント
- 福祉施設でのボランティア活動
社員が社会貢献の意識を持つきっかけにもなり、企業内での一体感が高まる効果もあります。
また、地域住民や参加者が自発的に参加できるプログラムを用意すると、企業のイメージアップにつながります。CSR活動を行うことで、外部からの企業評価が上がるのはもちろん、社員のモチベーション向上や企業文化の強化にもつながるでしょう。
イベント開催日までの準備の流れ
イベント開催日までの準備の流れは、下記のとおりです。
- 内容を企画する
- 日程と会場を決める
- 告知をする
- 必要な機材や備品を用意する
スムーズに準備を行うために、参考にしてください。
内容を企画する
イベントの内容を決める際は、目的とターゲットに沿って進めていきます。ターゲットに刺さる内容を企画できれば参加者が増えるため、重要な工程です。
参加者目線で案を出したり、必要な予算やリソースを考えたりなど、詳しい内容を検討しましょう。イベントの魅力を最大限引き出すために、創造性を発揮した企画の立案が大切です。
販売促進が目的なら、新商品の紹介や試食・試飲コーナーを設けるのが効果的です。参加者に楽しんでもらうために、ゲームや抽選会などの参加型の企画をするのもよいでしょう。
また、企画段階で予算を決定すれば、ゲストや会場をスムーズに選べます。イベントは、規模が大きいほど費用もかかるため、各費用を細かく算出するのがポイントです。
内容の企画段階で詳細に計画しておくと、当日の進行がスムーズになります。
日程と会場を決める
参加者のスケジュールを考慮し、適切な日程を選びます。顧客向けイベントであれば、繁忙期を外して開催するのがよいでしょう。一方で、社内行事では、社員の勤務日程に合わせた設定が求められます。
また、会場はアクセスの良さや設備をチェックするのが大切です。大規模なプレゼンテーションには、劇場型の会場が適しており、展示会は広いスペースが必要となります。
駅から徒歩圏内で駐車場がある会場は、来場者にとって利便性が高くなります。会場の交通アクセスや収容人数、設備なども踏まえて、参加者の利便性の高い会場を選びましょう。
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告知をする
イベント開催の数か月前から告知するのが一般的です。集客方法は、ターゲットやビジネスモデルでも異なります。ビジネスイベントの場合、業界のニュースサイトやメーリングリストを活用するとターゲットにリーチしやすくなります。
参加者に興味を持ってもらうために、SNSアカウントを開設し、タイムリーな情報を発信するのもおすすめです。SNSは、情報が素早く幅広く伝わるのが魅力です。
ただし、XやInstagramなど、SNSの種類によって特徴やユーザーが異なるので注意しましょう。開催するイベントに最適なSNSを選ぶのが大切です。
また、下記の方法で告知するのもおすすめです。
- メルマガでの告知・案内メールの配信
- Webサイト
- 紙のダイレクトメール
紙のダイレクトメールとSNSを併用すれば、デジタルとアナログの相乗効果も期待できます。開催したいイベントにあった方法で、告知しましょう。
必要な機材や備品を用意する
イベント当日に必要となる機材や備品を準備します。イベントの種類によって、下記の機材や備品が必要です。
- マイク
- プロジェクター
- ホワイトボード
- 照明機器
- 展示台
- デコレーション用品
座席やテーブル、案内表示などの基本的な備品も忘れずに準備しましょう。パンフレットや来場者用のノベルティなどが必要であれば、事前に数量を見積もって発注を済ませておくことが大切です。
大人数が集まるイベントでは、スムーズな運営が求められるため、機材や備品の事前確認は欠かせません。とくに規模が大きいほど細かな備品が必要なケースが多いため、リストを作成してチェックしながら進めるのがおすすめです。
プレゼンテーションがメインであれば、スライドを大画面で映し出すLEDビジョンが役立ちます。当日までにすべての機材・備品が揃っているか再確認し、トラブルが発生しないように十分に準備しましょう。
イベント開催時に準備しておくべきもの
イベント当日は、参加者の動線を考えて、分かりやすい案内表示を行う必要があります。会場内の誘導サインや受付案内、プログラムの時間割表示など、参加者が迷わずに行動できる表示を行うことが大切です。
また、プレゼンテーションやデモンストレーションでは、大画面での視認性の高いディスプレイが求められます。しかし、従来のプロジェクターやパネルディスプレイでは画質や輝度に限界があります。そのため、案内表示やPC画面の表示にはLEDビジョンの活用がおすすめです。
キノテックのレンタルサービスを活用すれば、LEDビジョンを手軽に導入できます。LEDビジョンは、高精細な画質と圧倒的な明るさを実現でき、臨場感のある演出が可能です。
大型イベントでは必須なため、低価格・高品質を実現しているキノテックのLEDビジョンレンタルサービスを活用しましょう。
以下では、エリアごとに準備しておくべきものを解説します。
参加者の応対エリア
来場者をスムーズに案内するために、受付や誘導用のエリアを設けることが大切です。快適に過ごしてもらうためには、受付や休憩スペースなど、参加者の動線に合わせた応対エリアを設けましょう。
受付では、下記のようにスタッフの配置や受付カウンターの動線設計など、参加者目線での設計が求められます。また、休憩スペースでは、ゆとりある座席の確保や飲食スペースの確保など、参加者の滞在時間も念頭においた準備が必要です。
参加者の満足度を高めるため、応対エリアの設計には細心の注意を払いましょう。必要に応じて、来場者に配布するパンフレットや資料も事前に準備しておき、各ブースの案内やスケジュールをまとめておくのもおすすめです。
イベント運営エリア
スムーズな運営のためには、必要な機材や備品を一か所に集めた運営エリアも用意する必要があります。物品の保管場所や、スタッフが休憩できるスペースなどを設けておくことで、緊急時の対応もスムーズになります。
必要に応じて通信機器を用意し、リアルタイムで連絡が取れる工夫も大切です。下記のものを常備し、緊急連絡が発生した際にはスムーズな対応を可能にしましょう。
- 無線機
- インカム
- メモ帳
- 筆記用具
運営エリアではスタッフの動線を考えつつ、参加者との接点も意識して、効率的な動線設計を行うことが重要です。
プレゼンやセミナー会場
イベントでプレゼンやセミナーを行う場合は、参加者の視聴体験を最大限高められるように、下記の工夫をしましょう。
- 適切な席数の確保
- 音響設備の準備
- 十分な照明
また、登壇者のステージ設計や資料投影システムなども、入念に検討する必要があります。登壇者の資料や配布物も事前に準備しておけば、発表時にトラブルを避けられます。
会場内の温度調整や空調設備の整備も、快適な環境作りには欠かせません。参加者の集中力を阻害しないように、細部にまで気を配りましょう。
展示ブース
商品やサービスの展示を行う場合は、展示ブースのデザインや配置も考慮しましょう。ブースの場所や動線が分かりやすくなるように工夫すると、訪れる人にとって快適な体験が提供できます。
ただし、ブース運営に必要な備品以外の細かいものは、自社で用意する必要があります。業者が用意するものと自社で用意しておくものを、事前にチェックしましょう。
おもに必要なものは、下記のとおりです。
- 運営マニュアル
- スタッフのシフト表
- 名刺サイズカード
- 配布物と管理表
- 付箋・メモ帳・ボールペン
- サインペン・マジックペン
- テープ類
- クリップや輪ゴム
- OA機器
また、ブースデザインでは、キャッチーなグラフィックやインタラクティブな演出を取り入れ、展示内容を魅力的に見せる工夫が大切です。来場者の興味関心を引き出せれば、ブースへの集客を高められるでしょう。
まとめ
イベントの成功には、開催前の準備が欠かせません。イベントの目的とターゲットを明確にし、それに合ったイベントの種類を選びましょう。
次に、内容の企画から当日の運営まで、各工程を確実に進めることが大切です。当日の動線や演出面では、LEDビジョンを活用すれば、魅力的なイベントを実現できるでしょう。
また、参加者の快適性にも十分に配慮し、スムーズな運営体制を整えることもポイントです。イベント開催に向けて準備を着実に進めていくことで、必ず成功につなげられるはずです。
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＜役職＞キノテック株式会社 代表取締役
＜経歴＞ 大学卒業後、三菱電機子会社でLEDビジョンのレンタル・運営業務に従事。 その後、技術取締役として映像技術会社を経て2020年にキノテック株式会社設立。